Du devis signé à la facture payée, sans ressaisie ni oubli
Le devis est signé — et tout reste à faire : recopier les lignes dans l’outil de facturation, penser à envoyer, surveiller l’échéance, oser relancer. Nous connectons votre CRM et votre outil de facturation pour que le devis accepté déclenche la facture, l’envoi, les relances d’impayés et le rapprochement — sans double saisie, sans oubli. Vous validez ce qui engage, le flux exécute le reste. On installe, on documente, on vous forme : le circuit tourne chez vous, pas chez nous.
La chaîne complète
Six maillons séparent la signature de l’encaissement. Aujourd’hui, chacun dépend de quelqu’un qui y pense ; une fois le flux câblé, seul le premier reste un geste humain.
- 1
Signature
Le devis est accepté
Signature électronique ou bon pour accord : l’affaire passe « gagnée » dans votre CRM. C’est le dernier geste commercial — tout le reste s’enchaîne sans vous.
- 2
Devis
Le document devient la référence
Le devis signé est archivé au bon endroit et ses lignes — prestations, quantités, remises — sont lues telles quelles. Elles ne seront plus jamais retapées.
- 3
Facture
La facture se crée seule
Dans votre outil de facturation, avec les mêmes lignes, la bonne numérotation et les mentions obligatoires. Si vous le souhaitez, elle attend votre validation avant de partir.
- 4
Envoi
Elle part à la bonne adresse
Au contact de facturation — pas forcément le signataire —, à la date convenue, avec l’échéance posée. Acomptes et soldes suivent le même circuit.
- 5
Relance
L’impayé déclenche la relance
L’échéance passe sans paiement ? Une séquence graduée démarre : rappel courtois, puis messages plus fermes, au ton que vous avez validé. Elle s’arrête dès que le règlement arrive.
- 6
Rapprochement
Le paiement solde la facture
Le virement reçu est rapproché de sa facture, le statut remonte dans le CRM, la compta reste à jour. La fin de mois cesse d’être une enquête.
On parle bien ici du circuit entre vos outils, une fois le devis accepté. La préparation et la rédaction des devis sont un autre sujet — celui de notre agent devis et relances.
Ce que ça élimine
Quatre irritants que ce flux fait disparaître — et ce qui les remplace.
Avant
La même affaire saisie deux fois : une fois dans le CRM, une fois dans l’outil de facturation — avec les écarts et les oublis qui vont avec.
Après
Une seule saisie, au devis. La facture reprend les mêmes lignes, à l’identique, sans erreur de recopie.
Avant
Des factures émises en retard, parfois jamais : la trésorerie attend que quelqu’un trouve le temps d’y penser.
Après
La facture part dans la foulée de la signature, à la date convenue, systématiquement.
Avant
Relancer un client gêne : on repousse, puis on improvise un email embarrassé trois semaines trop tard.
Après
La relance est écrite d’avance, courtoise et graduée. Elle part au bon moment, sans état d’âme ni oubli.
Avant
La fin de mois se passe à pointer les paiements contre les factures, un onglet dans chaque main.
Après
Le rapprochement se fait au fil de l’eau : chaque règlement reçu solde sa facture et met les statuts à jour.
Le gain dépasse le temps gagné : une facturation régulière et des relances tenues, c’est une trésorerie qui respire.
Pourquoi passer par Almathis
Ce flux touche à votre argent et à vos obligations comptables. Il doit être juste, traçable — et rester le vôtre.
La chaîne entière
Un circuit qui s’arrête à l’envoi laisse les impayés sans suivi. On câble du devis signé jusqu’au rapprochement — pas un maillon isolé.
Vos outils restent en place
On connecte votre CRM et votre facturation par leurs API. Pas de migration forcée, pas de logiciel en plus à apprendre.
Validation où ça engage
Une facture engage l’entreprise. Vous choisissez ce qui part seul et ce qui attend votre clic : seuils, avoirs, comptes sensibles.
Autonomes après livraison
Scénarios documentés, référent formé : vous ajustez un délai de relance ou un modèle d’email sans repasser par nous.
Les outils qu’on connecte
On ne vend aucun logiciel : on connecte ceux que vous avez déjà, ou on vous aide à choisir si vous partez de zéro. Le paysage côté PME françaises, au juin 2026 :
Côté vente
Votre CRM
HubSpot, Pipedrive : là où vivent l’affaire, le devis et la signature.
Make / n8n
le pont qui transporte les données
Côté gestion
Votre facturation
Pennylane, Sellsy, Axonaut : là où naissent la facture, la relance et le rapprochement.
Pennylane
Facturation et comptabilité réunies, pensées pour travailler main dans la main avec votre expert-comptable. API ouverte, bien outillée pour l’automatisation.
Sellsy
Suite française qui couvre CRM et facturation au même endroit — un choix pertinent quand vous partez de zéro côté outils.
Axonaut
Tout-en-un pensé pour les TPE : gestion commerciale, facturation et suivi des paiements dans une interface simple.
Paysage à reconfirmer au moment de votre projet ; pour les tarifs, voyez directement les éditeurs. Sellsy et Axonaut proposent aussi des connexions natives vers Pennylane : quand un connecteur natif suffit, on le préfère au scénario sur-mesure — moins de pièces, moins de pannes.
Structurer avant l’échéance
La facture PDF envoyée par email vit ses dernières années en B2B : la réforme française impose progressivement l’émission et la réception des factures via des plateformes agréées par l’État. Le calendrier connu au juin 2026 :
Septembre 2026
Réception pour tous
Toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; les grandes entreprises et les ETI commencent à en émettre.
Septembre 2027
Émission pour les PME
L’obligation d’émettre s’étend aux PME, TPE et micro-entreprises, avec la transmission des données de transaction à l’administration (e-reporting).
Ces dates ont déjà été décalées par le passé : confirmez le calendrier en vigueur avec votre expert-comptable. Le sens de la réforme, lui, ne bougera pas — et la connexion aux plateformes agréées se jouera dans votre outil de facturation, pas dans un tableur. Un flux structuré aujourd’hui, c’est une bascule sans drame demain.
Automatisation devis & factures — questions fréquentes
- Mon CRM et mon outil de facturation ne se parlent pas : faut-il en changer ?
- Non, c’est la configuration la plus courante en PME : l’affaire vit dans HubSpot ou Pipedrive, la facture dans Pennylane, Sellsy ou Axonaut. On les connecte par leurs API — en direct quand un connecteur natif existe, via Make ou n8n quand le flux demande de la logique. Changer d’outil ne se discute que si le vôtre n’expose aucune API exploitable.
- Les relances automatiques ne vont-elles pas froisser mes clients ?
- C’est l’inverse qui abîme la relation : relancer tard, irrégulièrement, ou laisser le flou s’installer. Une séquence graduée — rappel courtois à l’échéance, messages plus fermes ensuite — rédigée avec vous et stoppée net au paiement est perçue comme du professionnalisme. Et vous gardez des exceptions : les comptes sensibles peuvent rester en relance manuelle.
- Quelle différence avec votre agent devis & relances ?
- L’agent devis & relances travaille la rédaction : préparer un devis, formuler une relance commerciale avant la signature. Cette page traite du circuit après acceptation : transformer le devis en facture, l’envoyer, relancer l’impayé, rapprocher le paiement. Les deux se complètent — et le flux est souvent le meilleur point de départ, plus simple à fiabiliser.
- Que reste-t-il à faire à la main ?
- Ce qui engage. Vous pouvez exiger une validation avant chaque envoi de facture, ou seulement au-delà d’un seuil que vous fixez. Les avoirs, les gestes commerciaux et les litiges restent des décisions humaines : l’automatisation prépare, trace et exécute le répétitif — elle ne tranche pas à votre place.
- Ce flux sera-t-il prêt pour la facturation électronique ?
- C’est l’un de ses intérêts. La réforme impose progressivement l’émission via des plateformes agréées : réception pour toutes les entreprises dès septembre 2026, émission pour les PME prévue en septembre 2027 — des dates déjà reportées par le passé, donc à confirmer. Cette connexion se jouera dans votre outil de facturation : un flux structuré dans Pennylane, Sellsy ou Axonaut basculera avec lui. Des factures encore produites sous Word ou Excel, non.
- Combien de temps pour mettre le flux en place ?
- On avance maillon par maillon. Le premier — devis signé vers facture pré-remplie — se met en place rapidement et prouve la valeur ; on ajoute ensuite l’envoi, les relances puis le rapprochement, chaque étape fiabilisée avant la suivante. Vos outils et la propreté de vos données font la vraie différence de délai : c’est exactement ce qu’on évalue au diagnostic.
Combien de temps entre la signature et l’encaissement ?
On déroule votre circuit devis-facture ensemble, diagnostic offert et sans engagement : on repère les ressaisies à supprimer, les connexions à poser et les relances à programmer — avec validation humaine là où il faut.