Exemples · Compta & admin

Automatiser la compta et l’administratif, sans ressaisie

Douze scénarios d’automatisation pour la comptabilité et l’administratif d’une PME : factures fournisseurs, relances d’impayés, notes de frais, rapprochement bancaire, TVA, export vers le cabinet. Chacun est décrit au même format — déclencheur, étapes, résultat, outils — avec le gain à en attendre. Des exemples-types à adapter à vos logiciels, pas un catalogue de promesses.

La bibliothèque

Douze scénarios, du plus simple au plus malin

Chaque scénario suit le même format : un déclencheur, deux à quatre étapes, le résultat obtenu et les outils qui s’y prêtent (paysage début 2026). Ce sont des exemples-types, observés dans les usages courants des PME — pas des références clients — à adapter à vos logiciels et à vos habitudes.

01

Facture fournisseur : reçue, lue, comptabilisée

Intermédiaire
Déclencheur
Une facture PDF arrive dans la boîte achats ou dans un dossier partagé.
Étapes
L’IA d’extraction lit la pièce : fournisseur, montants, TVA, échéanceLes données sont recoupées : total cohérent, fournisseur connu, pas de doublonL’écriture est préparée en compta, la pièce archivée avec elle
Résultat
La facture entre en comptabilité avec sa pièce jointe, prête à valider — pas à saisir.
Outils
Make ou n8n + extraction IA (Mistral OCR, GPT) + Pennylane ou votre outil comptable (Sage, Cegid…)

Le gain : Fini la ressaisie ligne à ligne et les pièces qui dorment dans la boîte mail.

02

Devis signé, facture prête

Simple
Déclencheur
Le client signe son devis, par signature électronique ou accord écrit.
Étapes
Les lignes du devis sont reprises telles quellesLa facture — ou l’acompte — est pré-remplie dans votre outil de facturationVous relisez, vous envoyez
Résultat
La facture part dans la foulée de la signature, au lieu d’attendre la prochaine session administrative.
Outils
Zapier ou Make + Yousign ou DocuSign + Sellsy, Axonaut ou Pennylane

Le gain : Aucun écart possible entre ce qui a été signé et ce qui est facturé.

03

Relance des impayés, graduée

Intermédiaire
Déclencheur
Une facture client dépasse sa date d’échéance.
Étapes
Un premier rappel courtois part, facture jointeSans paiement, un second message plus ferme suit la semaine d’aprèsAu-delà, le dossier remonte à un humain avec tout l’historique
Résultat
Des relances régulières, datées et tracées — et un humain qui reprend la main quand il le faut.
Outils
Make, n8n ou Zapier + votre facturation (Pennylane, Sellsy…) + Gmail ou Outlook

Le gain : Le ton reste courtois et constant ; relancer ne repose plus sur votre charge mentale.

04

Notes de frais collectées et triées

Simple
Déclencheur
Un salarié envoie son justificatif : photo, transfert d’email ou formulaire.
Étapes
L’IA lit le reçu : montant, date, TVA, catégorie de dépenseLa dépense est rangée par personne et par moisUn récapitulatif part en validation au responsable
Résultat
Des notes de frais complètes et classées, prêtes pour le remboursement.
Outils
n8n ou Make + extraction IA + Google Drive, ou un outil dédié (N2F, Spendesk)

Le gain : Fini les tickets froissés et la chasse aux justificatifs en fin de mois.

05

Rapprochement bancaire préparé

Avancé
Déclencheur
Chaque matin, à heure fixe — déclenchement planifié.
Étapes
Les transactions bancaires de la veille sont récupéréesChaque mouvement est comparé aux factures ouvertes : montant, référence, contrepartieLes correspondances évidentes sont proposées, les cas ambigus listés à part
Résultat
Un rapprochement pré-mâché : vous validez les évidences, vous tranchez les exceptions.
Outils
n8n ou Make + votre banque pro (Qonto…) ou un agrégateur + Pennylane ou un tableur

Le gain : Le pointage devient une relecture, plus une enquête.

06

Export mensuel vers le cabinet

Simple
Déclencheur
Le dernier jour ouvré du mois — déclenchement planifié.
Étapes
Factures, justificatifs et relevés du mois sont rassemblés dans un dossier datéLes pièces manquantes sont listées noir sur blancLe dossier part au cabinet par le canal convenu
Résultat
Un dossier mensuel complet, transmis à date fixe, sans relance du cabinet.
Outils
Make ou n8n + Google Drive ou SharePoint + email — superflu si votre compta est déjà partagée avec le cabinet

Le gain : Des clôtures plus sereines, un cabinet qui ne court plus après vos pièces.

07

Alerte trésorerie sous seuil

Intermédiaire
Déclencheur
Le solde bancaire passe sous un seuil que vous fixez.
Étapes
Le solde est consulté chaque matinSous le seuil, une alerte part avec les encaissements attendus et les échéances prochesAu retour à la normale, l’alerte se referme
Résultat
Vous apprenez la tension le jour même, pas le jour du prélèvement rejeté.
Outils
n8n ou Make + banque pro (Qonto…) + Slack, Teams ou email

Le gain : La trésorerie se surveille seule ; vous décidez avec de l’avance.

08

Justificatifs classés d’office

Simple
Déclencheur
Une pièce arrive : pièce jointe d’email, scan, dépôt dans un dossier.
Étapes
L’IA identifie le type de document : facture, reçu, contrat, relevéLe fichier est renommé selon votre convention : date, émetteur, montantIl est rangé dans la bonne arborescence
Résultat
Une base documentaire propre qui se construit toute seule, pièce après pièce.
Outils
Make ou n8n + IA de classification + Google Drive, OneDrive ou SharePoint

Le gain : Retrouver une pièce prend quelques secondes, même deux ans après.

09

Nouveau client, dossier complet

Intermédiaire
Déclencheur
Un devis est signé, ou une fiche « nouveau client » est validée dans le CRM.
Étapes
La fiche est créée dans la facturation : SIRET, adresse, contacts, conditionsLe dossier type est généré : arborescence, contrat, pièces à collecterUn email de bienvenue récapitule au client ce qui est attendu
Résultat
Chaque nouveau client démarre avec un dossier complet, identique aux autres.
Outils
Zapier ou Make + votre CRM (Sellsy, HubSpot…) + facturation + Google Drive

Le gain : Plus de RIB oublié ni de mention manquante au moment de facturer.

10

Contrats à échéance, rappel à temps

Simple
Déclencheur
Une échéance approche : bail, assurance, abonnement, contrat de maintenance.
Étapes
Les échéances sont lues dans votre tableau de suiviUn rappel part au bon interlocuteur, 60 puis 30 jours avantLa décision — reconduire, renégocier, résilier — est consignée
Résultat
Plus aucune reconduction tacite subie faute d’y avoir pensé.
Outils
Zapier, Make ou n8n + Google Sheets ou Airtable + email ou Slack

Le gain : Les échéances ne reposent plus sur la mémoire d’une seule personne.

11

TVA : les pièces prêtes à date

Intermédiaire
Déclencheur
La déclaration approche, mensuelle ou trimestrielle — déclenchement planifié.
Étapes
Les factures de vente et d’achat de la période sont rassembléesLes pièces absentes ou aux montants incohérents sont signaléesUne synthèse par taux est préparée pour vous ou votre cabinet
Résultat
Un dossier TVA prêt à temps, les exceptions identifiées en amont.
Outils
n8n ou Make + votre outil comptable + un tableur — la déclaration elle-même reste à l’humain

Le gain : La TVA se prépare au fil de l’eau, pas dans l’urgence de la date limite.

12

Achats : la synthèse par fournisseur

Avancé
Déclencheur
Le premier jour du mois — déclenchement planifié.
Étapes
Les factures d’achat du mois sont agrégées par fournisseurL’IA met en avant ce qui sort de l’ordinaire : nouveau fournisseur, montant inhabituel, doublon possibleUne synthèse lisible arrive dans votre boîte mail
Résultat
Une vue d’ensemble de vos achats, les anomalies en tête de liste.
Outils
n8n ou Make + votre outil comptable + IA pour la synthèse + email ou Notion

Le gain : Les doublons et les dérives de coûts se voient avant de s’installer.

Et chez vous ?

De l’exemple à votre automatisation

Aucun de ces scénarios ne s’installe tel quel : votre outil comptable, votre banque et votre façon de valider changent la donne. Le vrai travail consiste à partir de l’exemple, le cadrer sur vos outils réels et le construire proprement — avec une validation humaine partout où l’argent est engagé.

C’est notre façon de faire chez Almathis : on cadre, on construit, puis on vous transmet les clés — documentation et formation comprises — pour que vous restiez autonome. Si vous hésitez sur le scénario à attaquer en premier, le diagnostic offert sert exactement à ça.

FAQ

Automatisation compta & admin — questions fréquentes

Par où commencer quand tout est encore manuel ?
Par un seul flux, celui qui vous coûte le plus : souvent la facture fournisseur ou la relance des impayés. On le met en place, on le fiabilise quelques semaines, puis on étend au flux suivant. Une automatisation qui tourne vaut mieux que six en chantier.
Faut-il changer de logiciel comptable pour automatiser ?
Non, c’est même le principe : Make, n8n ou Zapier se branchent sur vos outils existants, par API ou par échange de fichiers. Si votre logiciel est trop fermé, on le voit dès le cadrage et on s’appuie sur un point de passage simple — un dossier partagé, un tableur — sans tout remplacer.
Quelle place reste-t-il à l’humain — et au cabinet ?
L’automatisation prépare ; l’humain valide ce qui engage : écritures définitives, paiements, déclarations. Votre cabinet garde son rôle de conseil et de contrôle — il reçoit simplement des dossiers complets et classés au lieu de pièces éparses. Aucun des scénarios ci-dessus ne paie ni ne déclare quoi que ce soit sans validation.
La facturation électronique change-t-elle la donne ?
Oui, dans le bon sens. La réforme française généralise progressivement la facture électronique à partir de septembre 2026 — réception pour toutes les entreprises, émission étendue ensuite. Une chaîne déjà structurée, où les pièces sont extraites, classées et rapprochées, rend cette bascule nettement plus simple que des factures éparpillées dans les boîtes mail.

Quelle tâche admin vous coûte le plus ?

On la repère ensemble en 30 minutes, diagnostic offert et sans engagement : on choisit le scénario le plus utile pour vous, avec vos outils — et les validations humaines à garder.